5 tips voor het maken van een goede offerte

Zodra een potentiële klant een aanvraag voor een product of service doet bij een onderneming krijgt hij/zij een offerte opgestuurd. De offerte speelt een grote rol in het maken van de beslissing. Daarom is het uiterst belangrijk dat deze er qua tekst en visuele weergave er perfect uitziet. Maar wat maakt het deze offerte dan perfect? Hieronder staan een aantal tips om er voor te zorgen dat je offerte er tiptop uitziet!

Tip 1:

Maak je offerte persoonlijk

Een potentiële klant heeft de eerst stap al genomen door contact op te nemen met jouw bedrijf. Hij/zij wil waarschijnlijk producten of diensten van je kopen die misschien wel veel geld kosten. Als de klant en zijn situatie in het begin van de offerte slechts beperkt worden benoemd, zal dit niet als prettig worden ervaren. Voorbeeld:

“Beste Dissel,

Naar aanleiding van uw aanvraag stuur ik u bij deze de offerte voor het gevraagde product.” 😴

Probeer nogmaals de probleemstelling erbij te halen zodra je de diensten of producten beschrijft. Voorbeeld: 

“Beste Dissel,

Wij snappen heel goed dat u behoefte heeft in een goed koffiezetapparaat op uw kantoor. Slappe koffie op een journalisten bureau zorgt er voor dat uw medewerkers minder scherp zijn. Zoals u al aangaf houden de meeste mensen van Espresso cups maar er zijn ook een aantal die houden van gemalen bonen. Gelukkig bent u naar het juiste adres gegaan omdat wij al jaren honderden klanten hebben geholpen! Ik laat u graag zien welke oplossingen wij voor uw hebben en welke kosten hierbij komen kijken.”

Op deze manier herkent de klant zijn eigen situatie weer en krijgt hij/zij meer vertrouwen dat dit bedrijf zijn problemen kan oplossen. Nogmaals, probeer ook zijn situatie er ook weer bij te halen zodra je bij de diensten of producten aankomt. 

Tip 2:

Een goede introductie van je bedrijf

Zorg er voor dat een stuk uit de offerte gaat over jouw bedrijf. Laat de klant weten waarom hij/zij een goede keuze heeft gemaakt om jou te kiezen. Hieronder staan wat tips om dat goed te doen. 

1. Laat zien wie je bent
   Door middel van van foto’s van jou of je team ziet de klant met wie die te maken heeft. Wees jezelf en trek kleren aan die je normaal ook aanhebt. Daarnaast is het mooi als alle foto’s van personen op dezelfde plek genomen zijn.
2. Vertel wat je doet en waar je voor staat
   Dit doe je niet door opsommingen te maken van alle diensten en producten die je hebt. Beschrijf alleen de diensten en producten die de klant nodig heeft en een paar potentiële diensten/producten die de klant misschien ook wel interessant zou vinden. Houd de focus bij de klant en dwaal niet af in hoeveel dingen je bedrijf kan doen. 
3. Verklaar je argumenten
   Ben jij de beste van heel Nederland? Of ben jij 20% goedkoper dan alle andere partijen? Bewijs dit dan ook aan je klant en gebruik hiervoor alleen maar feiten. Vertel ook je USP’s.

Let op: Wel is het belangrijk dat je weet wat voor klant je hebt. Stel een klant is relatief bekend met je bedrijf is het niet nodig om dit allemaal weer opnieuw te vertellen. Maar als de klant voor het eerst contact opneemt, is het wel handig om deze zaken te vermelden.

Tip 3:

Beschrijf het proces

Je klant wil graag weten wat er gaat gebeuren zodra hij/zij de offerte accepteert. Het is daarom van belang dat dit duidelijk wordt vermeld. Dit vergroot ook de kans op een succesvolle samenwerking. Hoe formulier je zoiets?

1. Wees expliciet
   Deze stap is de belangrijkste. Hier worden vragen zoals: Wat ga je opleveren? Waar wordt een product of dienst naartoe verzonden? Zijn er ander partijen die meewerken? Kortom: Omschrijf het doel zo duidelijk mogelijk in de taal van de klant zodat hij/zij dit zo goed mogelijk snapt. Je moet dus specifiek aangeven: “Wie gaat wat doen en wanneer?”.
2. Wanneer is het klaar
   Geef duidelijk aan wanneer je dienst of product levering is afgerond. Vraag jezelf: “Wat is af als het af is?”. Dit vermeld je vervolgens zodat de klant ook weet wanneer de opdracht is afgerond.  
3. Passend voor de klant
   Bied wat de klant nodig heeft en niet meer. Bijvoorbeeld onze voorbeeldklant Dissel, van Tip 1, heeft een koffiezetapparaat nodig die zowel Espresso cups en gemalen bonen kan verwerken. Dan is het niet de bedoeling dat dit koffiezetapparaat ook een melkschuimer heeft. Dit heeft namelijk een meerprijs en zal de klant gaan voor een goedkopere concurrent. Je kunt de melkschuimer wel als extra toevoeging aanbieden (want misschien wil de klant hem wel!)
4. Maak gebruik van illustraties
   Teksten worden gauw saai en het oude gezegde liegt niet: “een afbeelding zegt meer als duizend woorden”. Wij raden dan ook absoluut aan om gebruik te maken van illustraties. Dit geeft verduidelijking bij de klant. Je kan bijvoorbeeld een foto plaatsen van de persoon die iets gaat uitvoeren of van het product of dienst dat er geleverd moet worden.
5. Wees reëel in de uitvoering
   Maak geen beloftes aan je klanten die je vervolgens niet kan nakomen. Wees eerlijk tegen jezelf of iets wel of niet haalbaar is. Denk dus goed na welke activiteiten er bij komen kijken en vermeld deze ook.
6. In welke tijdsduur
   Wees heel duidelijk wanneer de begindatum en einddatum is. Als jij op internet iets koopt wil je graag ook weten wanneer de postbezorger langs komt. Dus je klant wil ook graag weten wanneer jij iets oplevert. Gebruik geen binnenkort, gauw, straks of ander onduidelijke tijdsduren.

Tip 4:

Voldoe aan de wettelijke verplichtingen van een offerte

Er zijn een aantal zaken die de overheid heeft bepaald wat verplicht is om te vermelden in een offerte. 

1. Vermeld de naw-gegevens (naam, adres, woonplaats) van zowel je bedrijf als die van de klant. 
2. Je eigen KVK nummer en BTW nummer 
3. Vermeld je algemene voorwaarden doormiddel van een link naar je website. 

Wist je dat een offerte bindend is voor de versturende partij? Dus zodra jij een offerte stuurt, ben je juridisch verplicht om dit na te komen. Zorg daarom dat je alle zaken vermeld hebt in een offerte. Wil je liever vrijblijvende of niet bindende offertes versturen? Dan kun je dit vermelden in je algemene voorwaarden.

Daarnaast raden wij ook aan dat er een “houdbaarheidsdatum” zit op de offerte. Je wilt niet als onderneming dat een klant een offerte van een jaar geleden goed kan keuren. De prijzen kunnen immers veranderd zijn of het proces dat beschreven is is niet meer van toepassing. 

The Basics:

Waar moet je hoe dan ook aandacht aan besteden?

• Zorg dat je geen spelfouten maakt;
• De klant moet gemakkelijk contact met je kunnen opnemen voor eventuele vragen en andere zaken. Vermeld deze gegevens;
• Gebruik niet te veel vaktermen of rare cijfers die onbekend zijn voor je klanten. Schrijf in de taal van de klant;
• Laat je offerte controleren bij collega’s;
• Wees zo duidelijk mogelijk bij het vermelden van je prijs. Reken je ook reiskosten? Vaste prijs of uurtarief? Is de prijs een schatting of staat het al vast? Hoe duidelijker je bent des te beter;

PRO Tip:

Maak gebruik van Kwoter

Door gebruik te maken van Kwoter springen je offertes er echt uit bij potentiële klanten. En heb je alle offertes op een centrale plek staan. Ik zal uitleggen waarom.

Kwoter is visueel ingestelde offertesoftware voor alle ondernemingen. Als jij gebruik gaat maken van Kwoter haal je alles uit je offerte. Je kan gebruik maken van YouTube video’s, iFrames (plaatsing website) en kolommen binnen je offerte. Hierdoor kun je bijvoorbeeld een Google Maps inladen waar je onderneming is gevestigd, of een uitgebreide YouTube video die de dienst of product tot in de puntjes uitlegt.

Daarnaast krijg jij interessante inzichten als je een offerte verstuurd. Je ziet dan of de klant hem heeft gelezen en hoe lang. Hierdoor kun je slim inspelen door bijvoorbeeld een belletje of mailtje te doen of de klant nog verdere vragen heeft over de offerte. Dit toont tegelijkertijd ook betrokkenheid van jouw kant.

Kwoter is geheel gratis te gebruiken. Ik raad je zeker aan om het te proberen en als je eventuele vragen hebt kun je altijd contact opnemen met info@kwoter.nl. 

Conclusie

Een offerte zal nooit perfect zijn. Wel hoop ik je geholpen te hebben op de weg hiernaartoe.

In ieder geval wens ik jou heel veel succes met het maken van je offerte of dit nu binnen Kwoter word gemaakt of gewoon via de traditionele manier!